相模原市ソフトボール協会(以下「相ソ協」と略称します。)は、個人情報の適切な保護と利用のために、関係法令等の遵守、目的外利用の禁止、漏洩等の防止および苦情処理への適切な対応に努めるとともに、個人情報の取扱いについて継続的な改善を図ることを次のとおり宣言します。

1.定義

この個人情報保護宣言において、次に掲げる用語の定義は、それぞれに定めるところによります。

(1) 個人情報:生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。)

(2) 個人データ:個人情報データベース等(個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの、またはコンピュータを用いていない場合であっても、目次、索引、符号等により一般的に容易に検索可能な状態に置かれているもの)を構成する個人情報

(3) 保有個人データ:原則として開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止・消去及び第三者への提供のすべてに応じることのできる権限を相ソ協が有する個人データ

(4) 本  人:個人情報によって識別される特定の個人

(5) 第三者:相ソ協および本人以外の者(自然人、法人その他の団体を問いません。)

2.個人情報の利用目的の通知・公表等の手続き

(1)相ソ協は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表しているときを除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、または公表します。

(2) 相ソ協は、本人との間で書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示します。

(3) 相ソ協は、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱いません。

3.個人データの安全管理措置の実施

相ソ協は、個人データの漏洩、滅失またはき損の防止その他個人データの安全 管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。

4.保有個人データに関する事項の公表等

(1) 相ソ協は、保有個人データに関し、すべての保有個人データの利用目的、開示等の手続等の事項について、本人の知り得る状態に置きます。

(2)相ソ協は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められた場合は、本人に対し遅滞なくこれを通知します。なお、相ソ協保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をした場合は本人に対し遅滞なくこれを通知します。

(3)相ソ協は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められた場合は、本人に対し遅滞なくこれを開示します。なお、相ソ協は、保有個人データの全部または一部を開示しない旨の決定をした場合は、本人に対し遅滞なくこれを通知します。

(4)相ソ協は、本人から、保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者への提供の停止等(以下「訂正等」といいます。)を求められた場合は、遅滞なく必要な調査をした後、その結果にもとづき訂正等を行うとともに、本人に対し遅滞なくこれを通知します。 なお、相ソ協は、保有個人データの訂正等を行わない旨の決定をした場合は本人に対し遅滞なくこれを通知します。

5.苦情および問合せ窓口の設置

当協会は、個人情報の取扱いに関する苦情および問合せの窓口を設置し、適切かつ迅速な対応に努めます。

苦情等受付部門 : 相模原市ソフトボール協会   総務委員長 森 雄作

電話番号 : 080-3122-9748

住     所 :〒252-0216 相模原市中央区清新5ー2ー3